Электронные документы в бизнесе

 
Продуктами нашей эпохи, прочно прижившимся и востребованным, являются электронные и факсимильные документы. Они существуют бок о бок с бумажными, упрощая делопроизводство и позволяя экономить рабочее время. Торговля, банковская сфера, государственные органы, расчеты за услуги связи и коммунальные платежи ? список областей, где широко используются электронные документы, только ширится. Даже бумажные документы появляются теперь чаще всего при помощи компьютера, который заменил пишущую машинку. После распечатки, подписи должностного лица  и печати, они получают полноценный юридический вес.

Компьютеризация охватила все отрасли человеческой деятельности, включая государственные управляющие органы. Бухгалтерия даже в маленьких фирмах ведется исключительно при помощи компьютера, общение с партнерами напрямую связано с интернетом, архивы, ранее хранившиеся на пыльных полках шкафов, покоятся на цифровых носителях. Электронная коммерция набирает обороты, электронные банки и платежные системы завоевали всеобщее признание, государственные структуры внедряют новые проекты, полностью основанные на компьютерных технологиях.

Понятие электронного документа и его доказательная сила

Электронные документы подпадают под общее определение «документы». Согласно этому их основными признаками являются наличие информации и форма ее подачи, в данном случае ? информационный носитель (бумага, перфокарта, диск, винчестер и т.д.).  Суть электронного документа не отличается от других. Ведь согласно закону, информация это: «сведения о лицах, предметах, фактах,  явлениях и процессах независимо от формы их представления» (ст. 2 «Закон об информатизации»). Отличием является только форма, созданная при помощи электронно-технических средств.

То есть, электронным документом именуется та информация, которая сохранена на электронном носителе, имеющем идентификационные реквизиты, без которых ни один документ не имеет доказательной силы. Электронными документами могут быть различные договора, счета-фактуры, справки, платежные поручения, накладные, заявления, личная переписка, факсы и многое другое.
Ответ на вопрос как сделать электронный документ полноценно юридически значимым дают официальные материалы Высшего Арбитражного Суда РФ, где от 19.08.94г. № С1-7 / оп-578, написано:
«В том случае, когда стороны изготовили и подписали договор с помощью электронно-вычислительной техники, в которой использована система цифровой (электронной ) подписи, они могут представлять в арбитражный суд доказательства по спору, вытекающему из этого договора, также заверенные цифровой (электронной) подписью».

ЭПЦ ? Электронно-цифровая подпись
 
Собственно, зеленый свет электронным документам открыл в 03.04. 95 г Указ Президента № 334 «О мерах по соблюдению законности в области разработки производства, реализации и эксплуатации шифровальных средств, а также предоставления услуг в области шифрованной информации».
 
В основу ЭЦП легли криптографические алгоритмы с открытым ключом, разработанные в 70-е годы. ЭЦП, согласно закону, при соблюдении определенных норм, она приравнивается к собственноручной подписи. Ее статус обозначает федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»: «электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи».
 
Для работы с ЭЦП каждый пользователь получает личный ключ, сложный пароль, состоящий из двух частей – открытой и закрытой. Получить такую подпись можно в специализированном удостоверяющем центре. Собственно, ЭЦП оказалась даже более действенной, чем обычная живая подпись. Ведь для ЭЦП возможность фальсификации сведена до нуля, после подписания изменения в документ внести невозможно, а отказаться от нее ? тем более.
Рубрика: